昇進して4ヶ月が経過した話

こんにちは、ほうじ茶です。
私は今の会社に入ってまだ8ヶ月なんですが、今年の1月に昇進したので、その時のこと・それまでにやったことを書きたいと思います。

いつも読んでるフミコフミオさんのこの記事に触発されたわけですが、読んでてなるほどな〜って視点と、自分ならではの出来事もあったので、忘れない内にまとめておきたいと思います。
delete-all.hatenablog.com

今何をやっているのか

いわゆるIT企業でディレクター的な仕事をしています、ディレクターって業種や会社によってやることが違ったりするので、大きく書くと進行管理をしています。

前は何をやっていたのか

前職は業界ではちょっと有名なIT企業でディレクターっぽい仕事に加えて、セールス活動とか色んなことをやってました。

で、どうやったのか

端的に書くと、今までの社会人経験で得られた知見を出し惜しみすることなく開放し、やるべきことをやりました。

今の会社はITベンチャーという立ち位置なんですが、ITベンチャーと言っても様々で、進行管理のやり取りにお客さんとExcelでファイルを送り合っている状況だし、複数案件が同時に走るのにそれの管理も個別のExcelファイルだしで、IT化できていない中小企業感がありました。

Excelファイルの撤廃とPJ管理ツールの導入

実は開発部門ではPJ管理ツールを導入しており、それに乗っからせてもらうことにしました。
乗っかると言っても、ビジネス部門では不具合修正や開発への依頼の"ごく一部"をチケット作成して投げていたので、ほぼゼロベースでの導入です。

まずやったこととして、

小さく始める
- 自分含めて興味がありそうな少人数で始める
- その中で型を決めてやってみて、型がダメそうだったら変えてみて、フィットするやり方を模索する
実際に少人数でやってみて良かったので「良さそうだ」という話を会話の中に出していく
- 周囲も「何かやってる・何か詳しくは分からないけど良いらしい」ということが分かります、そして広まります
型が出来たら、関係者が全員集合するMTGで「これからこれやります」と周知をする
型をちゃんとマニュアル化してドキュメントに落とし込み、社内に公開する

ざっくりこんなことを推進しました。

元々の話として、

Excelファイルで管理するのは面倒という風潮があった
でもGoogleスプレッドシートでやっても同じことだろうという空気もあった
- お客さんへの送付はどうするの？とか　→　リンクを共有すりゃいいじゃんという話でもある
結局どっちつかずで現状維持

という状態でした。

やらないことを決めた

PJ管理ツールの利用を推進・切り替えていく中で「お客さんへのスケジュール送付はどうするか？」という問いがありました。
結論から書くと、メール上のテキストに書き起こした連絡のみで済んでいます。

それまでは"この日までにこれをやって・この日からこれをやって"というガントチャートをExcelに引いてやり取りしていたんですが、スケジュールの変更がある度に書き直しが必要で、無駄な作業が発生していました。
でもメール上のやり取りであれば、サッと文章を書くだけで済みます。

こういったExcelファイルの送付をしないことにより、お客さんから「送って欲しい」とか「クレーム」が来たことはありません。
それはそれでちょっと寂しい気もしますが、言い替えると今までやらなくても良いことをサービスでやってて負荷だけ増えてたように思います。

どんどん発信をしていった

PJ管理ツールの推進とは少し違うのですが、社内wikiにどんどん発信をしていきました。
発信と言っても色々あるのですが、

ポエム的な内容も含む「自分はこう思っている」的なこと
開発部門にもビジネスサイドの情報が伝わるように、訪問先の議事録まとめ
- それまで議事録がまとまってすらいなかったのです
これまでの経験から、ここはこうした方が良いんじゃないか的なこと
Slackはフローであり、ストックではない
ストックに残すことを心がける
Slackでは前向きな発言を心がける

文章に残すと一方的な発信になるのですが、社内にいる人に向けて書いている節もあるので、表現や言葉選びは慎重におこないました。

自分もいい歳でおじさんなんですが、新しく入ってきた平社員がいきなり社内のルールを無視して好き勝手なこと言っても嫌ですよね。
そういうのを無視してこそのベンチャーだという意見もあると思いますが、そのようになっていった歴史を理解して、変えるべき所は変える、残すべき所は残すようにした方が良いと考えています。
しかし新入社員のメリットとして、歴史を無視して好き放題言えるという点もあるので、バランス感覚が非常に重要です。

自社ではSlackを利用しているのですが、Slackはフローなので「文章量が多いもの」とか「振り返って見たいもの」についてはストック型のサービスに残すようにしました。
ストック型のサービスで最大のメリットは、当たり前ですが後で読めることです。
例えばSlackで後で読もうと思っても忘れてしまい、そのまま流れていっちゃうこともありますが、ストック型だと「後で読む」がし易いんですね。

この「後で読める」が大事で、仕事が一段落した時に読んでもらえたり、あんまり会話・交流の無かった人達にも読んでもらえていたり、後日それについてコメントがもらえたりと良いことづくめでした。

自分の仕事以外のこともやった

ここは色んな考えがあるかと思いますが、自分が出来る仕事で自分の担当外の仕事もどんどんこなしていきました。
私は開発エンジニアではないので、そっち系の仕事はできませんが、ディレクション後の仕事にも積極的に関わり、今ではそっちの管理職を兼務で担当しています。
「自分の仕事以外のこともやる」と書くと雑になるのですが、自分が関わる仕事の最初から最後までをどんなフローで流れるのか把握し、ある程度は自分で分かるようにしておく、これが凄く大事。
完璧に理解できるとなお良いのでしょうが、そこまではしなくとも会話が出来るレベルで仕事の内容を抑えました。

社内の人と積極的に交流する

私が入社した後にも数人入ってきたのですが、なぜか自部署以外の人と積極的に交流しないんですよね。
積極的と言っても、飲みに行ったりとかじゃなくて、日常的に「最近どうっすか？」的に雑に会話することを指しています。
同じ社内の人なので、ある程度は共通の話題もあるし、声かけられて悪い気になる人っていないと思います。
むしろ入ったばかりなので、人によっては自分に興味を持ってくれていたり、教えたがりの人もいるかもしれませんしね。